催促メールの書き方：角を立てずに確認する

催促の目的は相手を責めることではなく、止まっている作業を進めることです。前回の依頼日、依頼した内容、今回お願いしたい行動を短く示します。返信がないだけで「忘れている」「無視している」と決めつけないようにします。

例1：取引先からの返信を確認する

件名：お見積りのご回答状況について（10月18日ご依頼分）
佐藤様
お世話になっております。山田です。
10月18日にお願いしたお見積りについて、現在のご状況を伺えますか。
恐れ入りますが、10月24日までにご回答いただけますと幸いです。
本メールと行き違いでご返信いただいておりましたら、ご容赦ください。

元のメールを返信形式で引用すると、相手が対象を探しやすくなります。今回の期限が当初より短い場合は、その事情を事実に基づいて説明します。

例2：締切前に資料の提出を確認する

10月25日締切の資料について、念のためご連絡いたします。準備にあたり確認が必要な点がございましたら、お知らせください。

締切前なら未提出を責める表現は避けます。単なるリマインドと、期限を過ぎた催促では書き出しを変えましょう。

例3：期限を過ぎた社内の確認依頼

昨日が確認期限の申請書について、現在の状況を教えていただけますか。本日中の確認が難しい場合は、対応可能な日時をお知らせください。

「早くしてください」より、希望する時刻や代わりに必要な情報を明確にします。相手が上司の場合でも、業務上必要な確認は遠慮しすぎず、対象と期日を示します。

表現の強さを調整する

再度連絡しても反応がないときは、送信先や迷惑メールへの振り分けを確認し、必要に応じて電話等の別の連絡手段を検討します。メールの敬語を強くするだけでは解決しないこともあります。

よくある質問